El Método MR: Establecer las reglas del juego


El Método MR:
Técnica 1. Establecer las reglas del juego

Es importante que el personal conozca claramente las directrices de la empresa. Para ello, existen tres elementos:

a) lenguaje de gestión,

b) estructura organizacional y

c) reglamento interno de trabajo.


a) Lenguaje
La mayoría de las personas, cuando comienzan a laborar en una empresa, no ha recibido la capacitación necesaria para que su desempeño sea el adecuado. También es cierto que muchas veces el mismo propietario del negocio no ha recibido entrenamiento en administración de empresas ni conoce el lenguaje que debe manejar; por esta razón, en ocasiones -aunque sus intenciones sean buenas- no alcanza los resultados deseados.

Es común que en las empresas se hable de problemas de comunicación, y con frecuencia cada quien entiende de diferente manera un mismo asunto: cada quien entiende lo que le conviene.

Estos problemas se originan por la falta de un lenguaje que establezca los principios administrativos de la empresa. El objetivo de plantear un lenguaje -que se presenta a continuación- es asegurar que el poder sea canalizado dentro de la empresa, y que todos entiendan claramente lo que se les está pidiendo. El lenguaje es además una herramienta que fortalece el trabajo del líder, ya que facilita la comunicación de objetivos, metas y su verificación de forma objetiva.

En la tabla 2.1, los conceptos básicos de esta propuesta se enuncian por medio de preguntas que establecen los principios administrativos de la nueva forma de trabajo. En próximos números infoPyME se desarrollarán los elementos del lenguaje, para que se comprendan con profundidad y así pueda realizarse la implementación de los conceptos.

Tabla 2.1. Resumen del lenguaje

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1. ¿Qué es el ciclo PERA?

· P - Planear: Planeación, que se integra con objetivo, meta, método

· E - Ejecutar el plan: en ocasiones requiere entrenamiento, además de la ejecución

· R - Revisar: verificar que las cosas vayan conforme a lo planeado

· A - Ajustar: en caso de que haya desviaciones, ajustar para lograr la meta

Nota: en muchos textos se conoce el ciclo PERA como ciclo PDCA, ciclo PHVA o ciclo Deming.


2. ¿Qué es gerenciar?

Gerenciar es controlar o hacer girar el ciclo PERA


3. ¿Qué es el gerenciamiento por la calidad total?

Es el gerenciamiento que compromete desde el director hasta el portero de una organización, en la búsqueda de la satisfacción del las necesidades de los cuatro consumidores de la empresa: cliente, accionista, colaborador y sociedad


4. ¿Qué es objetivo?

Dirección a seguir. Ejemplo: aumentar ventas


5. ¿Qué es meta?

Es un objetivo traducido en números y fecha. Ejemplo: 10 % con respecto al año anterior


6. ¿Qué es método?

Es el camino para lograr el objetivo o meta


7. ¿Qué es liderazgo?

La capacidad del jefe, gerente o director para involucrar a sus colaboradores, liberar su potencial y encauzarlo hacia la meta


8. ¿Qué es el gerenciamiento de la rutina?

Gerenciamiento del día a día, que debe ser realizado por los propios colaboradores, utilizando el ciclo PERA. Esta es la base para el autocontrol y la autonomía. En este caso la P es cambiada por la E de estándar. EERA

Nota: El gerenciamiento de la rutina, es equivalente al control y mejoramiento de los procesos


9. ¿Qué es el gerenciamiento de mejora?

Es aquel gerenciamiento, responsabilidad de los directores y gerentes, que busca hacer a la empresa más productiva, rompiendo la rutina existente, cambiándola por una mejor, utilizando el ciclo PERA


10. Teoría X y teoría Y, de Douglas McGregor, y cómo se relaciona con el ciclo PERA

· Camino X. El jefe no cree en el potencial del equipo; planea solo e invierte poco tiempo en este nivel; apaga incendios y culpa a otros por la ausencia de planeación. La p es pequeña. En la ejecución todo es confusión, y se pierde mucho tiempo en apagar incendios y corregir

· Camino Y. El jefe cree en el potencial de su equipo. La P es grande; la planeación es realizada en conjunto, invirtiendo más tiempo en planear, pero siendo más efectivos en la ejecución y sobre todo en la etapa de revisión y ajuste. Al final se gasta menos tiempo y todos se sienten más satisfechos


11. ¿Qué es la responsabilidad?

Responder por las metas, es decir: por los resultados. A partir de definir la responsabilidad, se pasa a establecer la autonomía


12. ¿Qué es autonomía?

Libertad para la utilización de los factores de producción o adición de valor: material, métodos, gente y máquinas. Autonomía y responsabilidad deben estar equilibrados


13. ¿Qué es un jefe, gerente o director estrella?

Es una persona que no cree en la gente; sigue la teoría X; es autoritario, centralizador, sabelotodo, no trabaja en equipo, planea solo. Cuando las cosas salen mal, responsabiliza a sus colaboradores


14. ¿Qué es problema?

Es todo aquello que impide o dificulta lograr una situación ideal, o sea, un objetivo o meta. En el ciclo PERA, es la diferencia entre lo planeado y lo real, identificada en la etapa de revisión


15. ¿Qué motiva en el fútbol?

El objetivo y meta son claros, al igual que las reglas (método). Todos saben el marcador. El reconocimiento es inmediato. El tiempo de juego es limitado, lo cual crea tensión positiva. Hay competencia, y está permitido liberar todo el potencial del jugador


16. ¿Qué es la fecha fatal?

Fecha fijada para el logro de una meta, permitiendo la generación de energía de las personas. La dirección no deberá posponer dicha fecha


17. ¿Cómo medir el liderazgo de un jefe?

Por el compromiso y resultado de sus colaboradores


18. ¿Qué es reunión de rendición de cuentas?

Es una reunión donde se muestran los resultados alcanzados sobre la planeación realizada. Es el momento de reconocer el trabajo desempeñado por los colaboradores cumplidos


19. ¿Qué son las directrices?

Son las directrices de la empresa, que son fijadas por la dirección y buscan la supervivencia y crecimiento del negocio


20. ¿Qué es política básica?

Es la forma que tiene la empresa para establecer su filosofía organizacional, mediante tres elementos: misión (razón de ser de la empresa), valores (lineamientos y principios que deben ser observados por los miembros de la organización) y visión (máxima aspiración de la empresa para los próximos años)

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El lenguaje debe ser claro y compartido por todos. Para esto es recomendable que cada quien -desde la máxima autoridad de la empresa hasta el último de los colaboradores- estudien y pasen un examen con calificación mínima de 9 sobre 10, que garantice un verdadero dominio del lenguaje; de esta manera se dispondrán los cimientos para la administración de la empresa.


En el siguiente número infoPyME verémos la estructura organizacional.

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