Mit-Mut #149 - Introducción a la Automatización de su Embudo de Ventas (Sales Pipeline)
Por Paul Sokol
Introducción a la
Automatización de su Embudo de Ventas (Sales Pipeline)
La automatización de
ventas es algo hermoso. Hecho correctamente, puede ayudar a sus representantes
de ventas a construir relaciones duraderas
con prospectos y clientes, al tiempo que los ayuda a mantenerse organizados,
realizar un seguimiento de los clientes potenciales y ahorrar un tiempo
valioso.
Un embudo de ventas
(sales pipeline) automatizado, creado con un software de automatización como Infusionsoft, ayuda a los representantes de ventas a guiar a
los prospectos a través del proceso de venta.
Cuando un prospecto
pasa de una etapa del proceso de ventas a la siguiente, se activan los correos
electrónicos automáticos, lo que garantiza que el representante se mantiene en
contacto con la correspondiente comunicación sin tener que recordar el
seguimiento o escribir manualmente cada correo electrónico. Cuando se realiza
un seguimiento del proceso de ventas y se automatizan los correos electrónicos,
los representantes no pierden leads o tienen que buscar notas para recordar el
estado de cada prospecto. Como resultado, tienen una visión más clara de los
ingresos futuros en su Embudo (pipeline) y la información que necesita para
mejorar su proceso de ventas.
En este post,
ofreceremos una descripción general de lo que implica un embudo de ventas
automatizado. Para obtener una guía en profundidad sobre la automatización de
su proceso de ventas, descargue nuestro libro electrónico, “25 cosas que toda empresa puede (y debe)automatizar."
Hacer
seguimiento de las oportunidades de ventas
En Infusionsoft, el
progreso de un prospecto en el proceso de ventas se rastrea a través de un
registro de oportunidad. El registro de oportunidad ayuda a los presentantes de
ventas de dos maneras importantes:
- Un registro de oportunidad proporciona una vista general de dónde se encuentra un lead en el proceso. Por ejemplo, algunos prospectos se encuentran en la etapa de Contacto, donde el representante de ventas está tratando de contactarlo, y otros están en la etapa Calificado, en la que el representante sabe que el prospecto está calificado para comprar en su empresa y está trabajando para cerrar la venta.
- Un registro de
oportunidad ayuda al representante de ventas a gestionar el seguimiento
necesario al lead, mediante el seguimiento de la fecha y la hora de la
siguiente acción que debería producirse. Usando oportunidades, el
representante puede comprender cuántas personas hay en que cada etapa de
ventas y saber qué prospectos deben priorizarse (las personas con una
próxima fecha/hora de acción de hoy). Aquí hay un ejemplo de un registro
de oportunidad en Infusionsoft.
Etapas
en el embudo de ventas (sales pipeline)
La automatización del
embudo de ventas consiste en llevar a las personas de una etapa a otra. Para
ser eficaz, las etapas de venta deben estar claramente definidas, cada una de
ellas simboliza una etapa importante en el proceso de ventas.
No importa qué tipo
de negocio tenga: cada representante de ventas necesita determinar, si el prospecto
está calificado para comprar el producto o servicios que se vende. Sin embargo,
conseguir a alguien calificado puede tomar muchas conversaciones e intentos de
contacto. En este ejemplo, la calificación se lleva a cabo en tres etapas de
venta:
- Contacto: Cuando el prospecto se encuentra en esta
etapa, significa que fue identificado como una nueva oportunidad y el
representante de ventas realizó intentos fallidos para contactarlo.
- Interacción: El representante de ventas tiene un diálogo
con el prospecto, pero aún está determinando si está calificado.
- Calificado: El representante de ventas determina que el
prospecto debe avanzar más en el embudo de ventas.
Así es como se vería
el proceso en Infusionsoft.
En este ejemplo, cada
uno de los objetivos (indicados por los círculos de arriba) desencadena correos
electrónicos y tareas automatizadas cuando el representante de ventas mueve al
prospecto de una etapa a la siguiente.
La automatización es
simplemente una herramienta para el representante de ventas; de todos modos,
debería usarse para complementar lo que él debería hacer. Por ejemplo,
supongamos que el primer paso del proceso de ventas implica que el
representante llame al prospecto. Si el representante no llega a él, debe
enviar un correo electrónico de seguimiento. Con la automatización de ventas,
ese correo electrónico se envía automáticamente cuando el representante mueve
al prospecto a la etapa de Contacto.
Escribir
correos electrónicos para el embudo de ventas
Escribir correos
electrónicos que se enviarán automáticamente durante todo el proceso de venta
implica pensar en las comunicaciones pasadas y futuras de su empresa con el
prospecto. Para asegurarse de que su correo electrónico sea relevante para el
prospecto en el momento en que lo reciba, piense en lo que puede - y no puede -
hablar en esa etapa. Por ejemplo, en la etapa de Contacto, no puede
suponer que su empresa es la adecuada para el prospecto porque aún no le ha
hablado para determinar si está calificado.
Antes de redactar cada correo
electrónico,
responda estas seis preguntas:
- ¿Qué etapa de ventas
ocurrió para activar este correo electrónico?
- ¿Qué ocurrirá en la
próxima etapa de ventas?
- ¿En qué día y hora
está programado este correo electrónico?
- ¿Qué comunicaciones
previas habría recibido el prospecto para el momento en que lea esta comunicación?
- ¿De qué hechos estoy
100% seguro en esta etapa?
- ¿Qué no debería
discutir en esta etapa?
Cada correo
electrónico debe ser enviado por el representante de ventas y no necesita ser
elegante. En realidad, un correo electrónico “sofisticado” puede arruinar la
creencia de que realmente fue enviado
por el representante de ventas. Los correos electrónicos automatizados funcionan
mejor cuando las personas no pueden descubrir que están automatizados.
Hacer
contacto con correos electrónicos automatizados
Echemos un vistazo
detallado a la etapa de Contacto del proceso de ventas, en la cual su
representante de ventas simplemente intenta contactar al prospecto. En este
ejemplo, la secuencia de contacto en Infusionsoft contiene cuatro correos
electrónicos distribuidos en el transcurso de un mes:
Cada uno de estos correos
electrónicos habla de dos hechos:
- El representante de
ventas ha estado tratando para llegar al prospecto por teléfono.
- El prospecto no ha
respondido a los intentos de comunicación (de lo contario, habría sido
movido a la etapa de Interacción).
En estos correos
electrónicos, verá los campos de combinación para “propietario de oportunidad”.
Cuando se envía el correo electrónico, estos campos serán reemplazados por el
nombre del representante de ventas asignado a la oportunidad. No importa
cuántos representantes de ventas tenga en su equipo. Todos los prospectos
pueden recibir el mismo correo electrónico, que es “enviado por” el
representante de ventas que lo está trabajando. También verá los campos de
combinación para el día de la semana, que le da a los correos electrónicos la
apariencia de ser personales, no automáticos.
Aquí un vistazo a
cada uno de los cuatro correos electrónicos.
Contacto #1: Acabo de intentar comunicarme con usted
Este correo
electrónico se envía inmediatamente después que el representante de ventas
mueve al prospecto a Contacto y tiene un intento fallido de comunicarse con él
por teléfono.
Línea de Asunto: Parece que nos desencontramos
Cuerpo:
Hola ~
Contact.FirstName ~ (Nombre del Prospecto)
Soy ~ Owner.FirstName~
(Nombre del Propietario de la oportunidad) de [Nombre de la Empresa] Intenté comunicarme con usted a este número
~Contact.Phone1~ (Teléfono del Prospecto), pero parece que nos desencontramos.
Le llamé para ver si
nuestra solución podría ser una buena opción. Intentaré nuevamente en unos
días, sólo quería avisarle.
Si lo prefiere, puede
responder este correo electrónico, también.
Que tenga un
excelente ~ Date.DayOfWeek~, (Día de la Semana)
~ Owner.FirstName~
(Nombre del Propietario) ~Owner.LastName~ (Apellido del propietario)
~Owner.Phone1~
(Teléfono del Propietario)
Contacto #2: No puedo contactarlo
Este correo
electrónico está programado para una mañana de lunes a viernes una semana
después de que el prospecto haya pasado a Contactos. Lo único que sabemos es
que el prospecto no se ha movido a la etapa de Interacción y que el representante de ventas
ha estado haciendo intentos de llamada. Tenga en cuenta que abrimos con “Buenos
días” para hacer que este correo electrónico automático se sienta oportuno y
personal, como si el representante de ventas realmente se sentara esa mañana y
lo escribiera.
Línea de Asunto: Tengo
la esperanza de poder hablar con usted
Cuerpo:
Buenos Días,
~Contact.FirstName~ (Nombre del prospecto)!
Soy ~Owner.FirstName~
(Nombre del Propietario) de [Nombre de la Empresa] y he estado tratando de comunicarme con usted
para analizar si nuestra solución podría ser una buena opción. No hemos podido
hablar, pero quería hacerle saber que sigo intentando hablar con usted!
No dude en responder
este correo electrónico si está interesado en que hablemos.
Que tenga un
excelente ~Date.DayOfWeek~,(día de la semana)
~Owner.FirstName~
~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)
~Owner.Phone1~
(Teléfono del Propietario)
Contacto #3: ¿Debería darme por vencido?
Este correo
electrónico se envía en una tarde entre semana dos semanas después de que el
prospecto haya pasado a la etapa de Contacto. Una vez más, lo único que sabemos
es que no se ha movido a Interacción y que el representante de ventas ha estado
haciendo intentos de contacto. Debido a que este correo electrónico se
entregará al final del día, el campo de combinación hace que este correo
electrónico se sienta menos automatizado. Además, estamos empezando a
alejarnos, porque si alguien no se está involucrando en este punto, tenemos que
hacerle saber que no vale la pena el tiempo para seguir persiguiéndolo.
Línea de Asunto: ¿Debería
darme por vencido?
Cuerpo:
Hola
~Contact.FirstName~,(Nombre del Prospecto)
Estoy a punto de
salir a disfrutar de mi ~Date.DayOfWeek~ (día de la semana) por la noche, pero
primero quería enviarle un correo electrónico rápido.
Estuve intentando
contactarle durante las últimas dos semanas pero no he podido hablar con usted.
No quiero seguir molestándole, así que quería preguntarle si debería rendirme y
sacarle de mi lista. Por favor, avíseme si aún desea que hablemos.
Gracias,
~Owner.FirstName~
~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)
~Owner.Phone1~
(teléfono del Propietario)
Contacto #4: ¡Me rindo!
Este correo
electrónico sale en una mañana entre semana un mes después de que el prospecto
pasa a la etapa de Contacto. Este es el último correo electrónico automático,
por lo que debe ser un poco más agresivo para provocar el compromiso. El correo
electrónico inspirará al prospecto para que finalmente responda o le informará
que no lo contactará nuevamente.
Línea de Asunto: Me
rindo, ~Contact.FirstName~ (Nombre del Prospecto)
Cuerpo:
He estado revisando
mi Libro de Negocios esta mañana, ~Contact.FirstName~. (Nombre del Prospecto)
¿Sabía que he estado tratando de contactarle por casi un mes?
Desafortunadamente,
si no tengo noticias suyas, tendré que sacarlo de mi lista.
Si está interesado,
responda a este correo electrónico o llámeme al ~Owner.Phone1~ (Teléfono del
Propietario)
Que tenga un
excelente ~Date.DayOfWeek~,(día de la semana)
~Owner.FirstName~
~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)
~Owner.Phone1~"
(teléfono del Propietario)
Las
próximas etapas de venta
Una vez que el
representante de ventas se pone en contacto con el prospecto, lo mueve a la
etapa de Interacción. En esta etapa, el representante está determinando si el
prospecto está calificado – por ejemplo, si su empresa es adecuada para solucionar
sus necesidades y si tiene el presupuesto para hacer la compra.
En la etapa de
Interacción, puede crear una secuencia automatizada similar que tenga en cuenta
el hecho de que el prospecto aún no ha sido calificado. Los correos electrónicos
automatizados pueden contener publicaciones de blogs, videos u otro contenido
que lo ayude a conocer sus ofertas para que pueda determinar si su empresa es
la adecuada.
Una vez que el
prospecto es calificado, sus secuencias automatizadas contienen correos
electrónicos que ayudan a llevar al prospecto hacia la venta. Los correos
electrónicos podrían incluir información más detallada de precios,
comparaciones u otra información que el prospecto necesite para tomar una
decisión,
¿Qué
significa la automatización de ventas para su negocio?
Una vez que haya
automatizado su embudo de ventas, comenzará a cosechar los beneficios. Cuando
los representantes de ventas están trabajando las oportunidades y rastrean su
progreso, los prospectos ya no se perderán en el camino. Además, los
representantes deberían ser capaces de trabajar sus embudos más rápido porque
todo está en un solo lugar, no más búsquedas en notas o correos electrónicos
para descubrir qué debe suceder a continuación
Desde una perspectiva
de gestión, podrá recopilar datos confiables e identificar obstáculos que lo
ayudarán a mejorar el proceso de ventas. Por ejemplo, si descubre que la
mayoría de los prospectos abandonan después de la etapa de Contacto, eso
significa que tiene un problema, uno que es diferente de si pierde prospectos
después de la etapa de Calificación.
Sobre todo, la
automatización le permite a sus representantes de ventas construir relaciones
con sus prospectos, lo que debería tener un impacto directo en los resultados
al aumentar las conversiones. ¿Y a quién no le gusta más dinero?
Este artículo fue escrito por Paul Sokos de Infusionsoft. Babel-Team y su Universidad hicieron la
traducción y ajuste para lectores de LATAM.
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