InfoPyME # 73 Gerenciamiento de la Rutina

 GERENCIAMIENTO DE LA RUTINA

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.

    El Gerenciamiento de Rutina contempla todas las actividades necesarias para que cada sección alcance eficientemente el objetivo de su proceso. Este tipo de administración es el más básico y todos los responsables de una sección deben estar capacitados para realizarlo.
   
    Es el requisito para formar la base tecnológica de una empresa, a través del establecimiento, cumplimiento y mejoramiento de estándares.
   
    Es la base para la consolidación de mejoras dentro de la empresa ya que permite a los responsables de las áreas delegar la administración de los procesos estables, obteniendo con esto la oportunidad de dedicarse a las mejoras.
   
    El proceso de una sección es la serie de actividades que tienen que realizarse para que la “Materia Prima” se convierta en “Producto Terminado” que pueda ser utilizado por mi cliente interno.
   
    Los procesos a los que nos referimos son productivos o administrativos y la Materia Prima y el Producto Terminado pueden ser Materiales, Servicios, Información o cualquier otra entrada y cualquier salida de un proceso. La administración diaria controlara las actividades rutinarias
   
    Como podemos observar en el “Procedimiento Resumido para Implementar el Gerenciamiento de Rutina (1), de Anormalidades (2) y de Mejora (3)” lo primero es definir 4 etapas:
   
    1. Análisis del Proceso.  Identificar Clientes, Proveedores y Objetivos
    2. Estandarizar. Diagrama de flujo, Procedimientos y Entrenamiento
  3. Puntos y Limites de Control. Definición de los indicadores que nos permitirán gerenciar y la situación normal
    4. Monitoreo. Definir periodicidad y responsable
   
    A partir de estos cuatro puntos podemos gerenciar nuestras rutinas a través de la aplicación de los 3 PDCA que se observan en la gráfica para lo cual monitoreamos los indicadores o puntos de control.
1.    Si todo funciona como se espera, dejamos que el proceso continúe su operación y que sea administrado por los que lo operan.
2.    Si se presenta una anormalidad, debemos gerenciar con el PDCA marcado con el numero 2, y es muy importante que la organización sea disciplinada par cumplir los requisitos establecidos para atacar una anormalidad
3.    Si las cosas son normales, pero ya no estamos satisfechos con el nivel de desempeño de nuestros procesos, gerenciamos con el PDCA marcado con el numero tres. A este PDCA lo podemos llamar Gerenciamiento de Mejora, ya que desafías la situación actual y buscas a través de girar el PDCA de mejora, crear un proceso de continua innovación
   
    Para concluir este artículo profundizaremos en puntos clave del gerenciamiento de rutina.
   
•    Estandarización
Un proceso que mantiene las mismas condiciones produce los mismos resultados; por lo que si deseamos obtener los resultados esperados consistentemente, es necesario estandarizar las condiciones, incluyendo materiales, maquinaria y equipo, métodos y procedimientos y el conocimiento y habilidad de la gente.

Para lograr una estandarización efectiva debemos, con la participación de los miembros del proceso, acordar un método, documentarlo y proporcionar capacitación
   

•    Indicadores y Limites de Control
    Los Indicadores de Control son aquellos indicadores que se usan para monitorear si el comportamiento del proceso es el esperado
    Los Indicadores de Control pueden ser características de calidad como en el caso de una carta de control para controlar la calidad de un producto, o puede ser cualquier otra variable que nos permita monitorear el comportamiento de nuestras actividades.
    Comúnmente los Indicadores de Control son seleccionados para controlar la Calidad, el costo, el tiempo o el volumen.
   
   
•    La Administración de las Anormalidades
Las anormalidades están presentes en los procesos y deben ser administradas adecuadamente, ya que en la prevención de su recurrencia está la clave de la mejora continua.

Una anormalidad se detecta cuando cualquier valor de un Indicador de Control excede los Límites de Control. Cuando una anormalidad se presenta debemos buscar su causa y eliminarla.

El procedimiento para administrar anormalidades no siempre es sencillo ya que puede requerir de la participación de varias áreas y diferentes niveles de la organización. Por esto se diseñó una herramienta llamada “Reporte de Anormalidades” que nos permite dar un seguimiento adecuado al problema.

Un reporte de anormalidades se rige por el ciclo PDCA
La estructura del reporte de anormalidades tiene los siguientes elementos:
•    Descripción de la situación actual.
•    Análisis de las Causas.
•    Corrección.
•    Remedio Inmediato.
•    Prevención de la Recurrencia.
    La prevención de la recurrencia es el elemento de mayor importancia en la Administración de los Procesos y requiere muchas veces de la adecuación del sistema de trabajo. Es necesario que la empresa asigne la responsabilidad del llenado del reporte antes de que las anormalidades sucedan y sean atacadas sistemáticamente.
   
    Cada reporte, al emitirse, tiene un folio de referencia, fecha de emisión y fecha de ocurrencia del problema; cada caso al concluirse debe hacerse del conocimiento del Director del Área, para lo cual su firma es contemplada.
   
    En cada uno de los pasos se requiere especificar la fecha de terminación y ser aprobada por el nivel inmediato superior a la persona responsable, de esta forma podemos darnos cuenta si cada caso se ha tratado adecuadamente.

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