Mit-Mut #165 - Cómo migrar el Follow-Up Sequences del Legacy al Campaign Builder
Para algunos, este
cambio puede ser frustrante. Invertiste tiempo y energías aprendiendo a
configurar tu proceso de ventas y marketing con las funciones legacy. Las
nuevas funciones te son desconocidas y han sido creadas alrededor de un nuevo
paradigma que no traduce bien la forma como siempre hiciste las cosas. El
objetivo de este artículo es darte la información necesaria para migrar
fácilmente al Campaign Builder y algo de motivación para que lo hagas hoy.
Este artículo en
particular es bastante largo, pero es increíblemente valioso si deseas aprender
a migrar de las funciones legacy al Campaign Builder visual. Esto beneficiará a
los que utilizan actualmente las funciones "Legacy" (no Campaign Builder)
de Infusionsoft.
¿Por qué
debo migrar de las funciones legacy?
La respuesta corta
es que las funciones legacy van a desaparecer con el tiempo. No tenemos un
plazo exacto para el cambio, pero está próximo. Ten por seguro que te
notificaremos con bastante antelación para que puedas prepararte.
La migración puede
parecer desalentadora, sobre todo si tienes cientos de secuencias de
seguimiento y formularios web, pero los beneficios de pasar al Campaign Builder
superan con creces el tiempo gastado en hacer la transición.
1. El Campaign
Builder es poderoso y flexible
El Campaign Builder incluye muchas funciones nuevas e innovadoras que no están
disponibles en las secuencias legacy, incluyendo páginas de aterrizaje,
temporizadores flexibles, informes visuales y una integración con la plataforma
GroSocial. Estos beneficios simplemente no son accesibles desde las secuencias
legacy.
2. El Campaign
Builder es más fácil de usar
El Campaign Builder es fácil de arrastrar y soltar, lo que te permite acceder a
funciones de automatización poderosas de una forma mucho más sencilla. Existen
muchos nuevos usuarios que están haciendo cosas increíbles con el Campaign
Builder. Imagina lo que un especialista en marketing experimentado como tú
podría hacer después de realizar el cambio.
3. Migrar al
Campaign Builder es más fácil de lo que piensas
El proceso de
migrar tus formularios, emails y secuencias al Campaign Builder es mucho más
fácil de lo que solía ser. Entonces, ¿por qué esperar para hacer el cambio?
¡Vamos a empezar ahora!
Cómo migrar una
secuencia legacy al Campaign Builder
Es un proceso de
cinco pasos:
1.
Crea una nueva campaña en el Campaign Builder.
2.
Reproduce tus secuencias en el Campaign Builder.
3.
Configura los objetivos en tu campaña.
4.
Configura los puntos de partida en tu campaña.
5.
Configura las acciones de conclusión.
Ahora, ya te puedo
escuchar decir: "Pero Paul, ¡todas mis secuencias de seguimiento hablan
entre sí y están íntimamente relacionadas!".
Correcto. Lo deben
ser. No importa porque una secuencia legacy es solo una secuencia dentro de
toda una campaña. Si las secuencias necesitan fluir unas con las otras, puedes
construirlas todas en un ‘lienzo’ de campaña.
Para fines de este
artículo, voy a migrar unas secuencias que deben liquidar la mayoría de
"problemas" que descubrí.
Paso 1: Crea una nueva campaña en el
Campaign Builder
Dentro de tu
aplicación de Infusionsoft, va a Marketing, Campaign Builder, luego a Add a
Campaign (Agregar una campaña). Hasta aquí muy fácil ¿verdad?
Paso 2: Reproduce tus secuencias en el
Campaign Builder
En el lado derecho
del Campaign Builder hay un menú de elementos de campaña, que incluye Traffic
Sources (Fuentes de tráfico), Goals (Objetivos), Sequences (Secuencias) y Notes
(Notas).
Una secuencia en
el Campaign Builder es muy parecida a las secuencias legacy, por lo que la
migración es sencilla. Simplemente duplicaremos cada paso legacy dentro del
Campaign Builder.
Para empezar,
arrastra el icono de secuencia del menú sobre el lienzo de campaña. Para
cambiar el nombre, simplemente haz doble clic en el texto bajo el icono. Ahora,
haz doble clic en el icono de secuencia para configurar los pasos.
El menú a la
derecha incluye todos los elementos que puedes incluir en una secuencia, tales
como Timers [Temporizadores] (aquí hay muchas cosas nuevas y sensacionales),
Communications [Comunicaciones] (email, voz, fax y carta), Processes [Procesos]
(etiquetas, notas, tareas, asignación de leads, oportunidades, listas de
cumplimientos, conjuntos de acciones e integraciones con otras aplicaciones).
El primer paso en
mi secuencia legacy es enviar un email un día después de empezar la secuencia.
Para mi nueva secuencia, arrastraré el Delay Timer (Temporizador de retraso) y
el Email Communication (Comunicación por email). Para conectar los elementos,
paso el cursor sobre un icono para mostrar una flecha verde, luego hago clic y
arrastro la flecha hasta el icono siguiente. Para configurar el temporizador,
hago doble clic en el icono e ingreso la información adecuada. Hasta aquí, mi
secuencia se ve así:
Los mensajes de
email son más fáciles de migrar. Simplemente hago doble clic en el icono de email
para abrir la ventana de edición. Luego voy a la lista desplegable de Email en
la parte superior izquierda y selecciono “Use Template” (Usar plantilla). Esto
abrirá un menú donde puedes acceder a tu biblioteca de emails existentes.
Simplemente busca el email que estabas utilizando en tu secuencia legacy y
guárdalo.
Una cosa que debes
prestar atención es que todas las acciones conectadas a los enlaces en
tu email serán retiradas completamente. Literalmente, estás solo
incorporando la plantilla de email y nada más. ¿Qué pasó con esas acciones?
Puesto que en el Campaign Builder se hace todo de arriba abajo, esas
"acciones" se configurarán en el siguiente paso.
Esta función ‘Use
Template’ (Usar plantilla) existe para la mayoría de las otras plantillas legacy
(transmisiones de voz, facsímiles y listas de cumplimiento). Por ahora, no
puedes traer plantillas de Task (Tareas). En su lugar, solo puedes recrear
manualmente toda la información de la tarea a menos que necesites
escenarios de conclusión (que trataré más adelante cuando llegue a los
conjuntos de acción). Lo mismo se aplica a las plantillas de Note (Nota) y
Letter (Carta), simplemente copia/pega en el contenido.
A medida que
construyas el resto de la secuencia, verifica tus temporizadores. Los pasos legacy
son programados cuando alguien ha iniciado la secuencia. En el Campaign
Builder, todo cronograma se activa con respecto a la comunicación anterior.
El siguiente paso
en mi secuencia legacy está programado para salir dos días después de que un
contacto entra en la secuencia, que es un día después de haber sido enviado el
email anterior. Ten muy presente este hecho al migrar porque es fácil
configurar los retrasos equivocados si no estás prestando atención.
Después de pasar
por todos mis pasos, es así cómo se verá la secuencia:
Puedes notar
algunas diferencias entre esta secuencia y mi secuencia legacy. Primero, no hay
ningún email en el día 3, aunque está en el Follow-up Sequence original. Si te
fijas bien, verás que el estatus de ese paso es Inactive (Inactivo). Puesto que
no lo estaba usando, no tiene sentido migrar este paso.
A continuación
verás que el último email reside en su propia línea de flujo por debajo de la
principal. Esto es así porque el paso estaba siendo programado alrededor de un
campo de fecha personalizado. En el Campaign Builder, no puedes mezclar tipos
de temporizador en una única línea, razón por la cual introduje un nuevo
temporizador de Start (Iniciar) y de Field (Campo) en sus propias líneas.
Paso 3:
Configura los objetivos en tu campaña
Lo más probable es
que tus secuencias tengan un objetivo o acción explícita que quieres que tus
contactos tomen. Necesitamos construir eso. Haz clic en “Back to Campaign”
(Volver a la campaña) para regresar al lienzo principal. A seguir, arrastra
hacia fuera un nuevo icono de objetivo relacionado con lo que quieres que las
personas hagan. Para configurar el objetivo, haz clic en la casilla de colores
en la esquina inferior izquierda del icono para seleccionar el mecanismo de
cómo se hace el seguimiento de un objetivo, tal como una presentación de página
de aterrizaje, clics en el enlace, compra de producto, etc.
El nuevo Campaign
Builder estará atento a la acción que se produzca, luego, moverá
automáticamente tu contacto al siguiente paso de la campaña. Supongamos que el
objetivo de mi secuencia fue hacer que los contactos envíen un formulario de
evaluación de encuesta post-entrenamiento. En ese caso, se vería así:
Si ya hubiese
creado ese formulario para mi campaña legacy, lo podría incorporar fácilmente
al objetivo así como lo hicimos con las plantillas de email.
¿Qué
acciones se activaron a partir de los clics en el enlace?
Lo más probable es
que tengas algunas acciones vinculadas a los clics en el enlace dentro de tus
campañas legacy, tales como aplicar una etiqueta o hacer la transición de un
contacto a una nueva secuencia.
Ten en cuenta que
el Campaign Builder se basa en objetivos y un clic en el enlace dentro de una
campaña es un objetivo. Para migrar estos tipos de comportamiento, configura un
objetivo de Link Click (Clic en el enlace)
y conéctalo a la secuencia. Pon cualquiera de esas "acciones"
en una secuencia resultante.
Problemas de
enlace en el objetivo de clics: Asegúrate de hacer doble clic en el
propio objetivo de Link Click (Clic en el enlace) y dile al sistema cuáles
enlaces satisfacen específicamente ese objetivo.
Así es como se ve
cuando haces doble clic en un objetivo de Link Click (Clic en el enlace)
En mi ejemplo,
este clic en el enlace es aplicable a una etiqueta:
En este sentido,
en vez de crear un auténtico objetivo/secuencia para clics en el enlace, puedo
configurar fácilmente el enlace en el propio email para aplicar la etiqueta
usando ese pequeño botón de Tag (Etiqueta) a la derecha de la lista
desplegable:
Los
objetivos de clics en el enlace pueden detener las secuencias
En esencia, el
Campaign Builder es un gestor de evento en evento (un objetivo logrado es un
evento). Si alguien logra un objetivo, el Campaign Builder detendrá las
secuencias anteriores e iniciará las secuencias posteriores.
Si no deseas que
los objetivos de clics en el enlace detengan las secuencias, recomendaría
separar aquellas comunicaciones críticas en una secuencia propia que esté
programada para ejecutar en paralelo a la principal. Así, si el objetivo del
clic ocurriese, este no detendría la secuencia principal.
Es así cómo lo
separaría si no quisiese que el clic en el enlace de prueba dividida detuviese
la secuencia principal. Observa que he
conectado también esa secuencia extra en el Post-Coaching Web Form (Formulario
Web del Post-Entrenamiento) ya que quiero que el email de prueba dividida sea
cancelado si lo aceptan.
Para el resto de
este artículo, puedes asumir que aplico la etiqueta a partir del clic en el
enlace directamente en el email, razón por la cual no verás la estructura de
Link Click (Clic en el enlace) arriba, en el texto anterior de esta
publicación.
Paso 4:
Configura los puntos de partida en tu campaña
¿Cómo un contacto
entró en esta secuencia legacy? Sucedió cuando pasé una oportunidad en la etapa
de SC-Graduate; una acción de avanzar de etapa legacy. Tu secuencia podría
haber empezado a partir de un envío de formulario web o algo similar. Realmente
no importa porque sólo tienes que definir lo que inicia la secuencia.
Si voy a CRM
(Gestión de Relaciones con el Cliente), Settings (Configuración) y después a
Pipeline Automation (Automatización de etapas), puedo ver todos los gatillos de
avanzar etapa de mi legacy y puedo abrir una para cuando avancen a esta etapa
particular. Es posible que no tengas esas configuraciones en tu versión. No te
preocupes, los conceptos siguen siendo los mismos.
Aquí está lo que
había configurado para mi etapa de avanzar a SC-Graduate:
Aquí es donde
realmente empiezas a divertirte. Puedes ver que hay realmente más de esta
secuencia legacy de las que pensábamos. Resulta que hay algunos etiquetados,
algunas tareas e incluso una decisión que necesita ocurrir, entonces, ¿qué
hacemos?
Primero, vamos a
hacer lo que es sencillo. Este paso de migración es simplemente para establecer
el objetivo que desencadena el inicio de esta secuencia. En este caso, es un
objetivo de avanzar de etapa. Para ti, probablemente es un formulario web, un
clic en la compra o en el enlace de otro follow-up sequence de legacy.
En la mayoría de
los casos, esto es todo lo que necesitas hacer: poner el objetivo inicial al frente
de la secuencia que acaba de crear.
Ahora, vamos a
hablar sobre estas acciones legacy y ver si puedo ayudarte a formar algunos
nuevos procesos de pensamiento. Esta regla está verificando si un contacto es
un nuevo cliente de Infusionsoft; como a veces entrenaba a usuarios existentes,
esa secuencia puede que no sea relevante para ellos. Sin embargo, todo lo demás
tiene que realizarse.
¿Debemos meter
esas etiquetas y tareas en la misma secuencia? No. De lo contrario, ¿cómo
podríamos ejecutar esa regla condicional?
En general, cuanto
se trata de las reglas legacy, probablemente harás cualquier cosa asociada con
una regla en una secuencia separada, así que vamos a crear otra secuencia que
contenga estas otras tareas/etiquetas.
Cuando conecto
esta segunda secuencia desde el objetivo de avanzar de etapa, tenemos un
diamante de decisión, que es adonde las reglas legacy "se mudaron".
Lo puse entre comillas porque las reglas, realmente, no se mudaron (ellas
todavía existen en el legacy), pero podrían ayudarte a comprender el concepto.
Ahora, puedo hacer
doble clic en ese diamante y configurar mis reglas. Bien, sé que quiero que la
secuencia Always Run (Ejecutar siempre) se ejecute siempre y solo tener el
iniciar seguimiento post-entrenamiento en algunos casos. Aquí se muestra cómo
se ven las reglas:
Paso 5:
Configura las acciones de conclusión
Esto es realmente
muy sencillo. Con las campañas legacy, si querías que algo sucediera después de
una secuencia completa, tenías que indicarlo explícitamente. En el Campaign
Builder, solo tienes que arrastrar una línea hacia fuera de la secuencia y
conectarla a la siguiente secuencia en el flujo.
"Pero Paul,
no tenía ninguna otra secuencia después de esta. Solo algunas etiquetas
básicas".
Entiendo. Pero
date cuenta que las "acciones" son, en realidad, solo pasos dentro de
una secuencia. Así que puedes tomar esas Completion Actions (Acciones de
conclusión) y meterlas en una nueva secuencia. Por ejemplo, aquí tenemos una
acción de conclusión de esta secuencia legacy:
Ya que se trata
solo de un paso simple, podría añadir fácilmente esta etiqueta al final de mi
secuencia. Sin embargo, con el fin de enseñarte correctamente este último paso
(porque tus acciones de conclusión tal vez estén más involucradas) este paso
sería algo así:
Ya puedo oírlo:
"Pero Paul, si ellos responden a la encuesta de Post-Entrenamiento, ¡ellos
no van a conseguir ser etiquetados como completados!"
Correcto. Recuerda
que la acción de conclusión fue etiquetarlos. Eso significa que una vez que ellos
terminaban con esta secuencia entonces
esas cosas ocurrían. Dicho de otro modo, si la secuencia no alcanzó su objetivo, entonces estas cosas ocurrían. Si ellos
hicieron lo que la secuencia quería hacer (encuesta), entonces no tiene sentido
ejecutar las acciones de conclusión.
Aunque, para ser sincero,
si estuviese todavía entrenando, yo conectaría también ese objetivo de la
encuesta a la secuencia de Complete Tag (Completar la etiqueta) ya que quiero
que ellos tengan siempre esa etiqueta, no importa qué camino escojan.
¿Qué pasa
con los conjuntos de acciones?
Aquí es donde
necesitamos hacer algunos cambios en nuestro pensamiento. Recuerda, cualquier
"acción" es solo un paso dentro de una secuencia por lo que cualquier
conjunto de acciones es realmente solo una secuencia. Puedes llevarlas en la secuencia
a la que estás migrando, o dividirlas en diversas secuencias; especialmente si
hay reglas como en el ejemplo anterior.
Hay algunas cosas
que no se pueden hacer en el Campaign Builder... todavía. Esto incluye:
- Establecer un valor de campo
- Crear tareas con escenarios de conclusión
- Crear un pedido
- Cancelar una suscripción
- Usar una plantilla de Appointment (Cita)
- Compartir registros con otros usuarios/grupos
Estoy seguro de
que me estoy olvidando de una o dos funciones esotéricas, pero estas son las principales
con las que me topo.
¿Cómo trabajar con
estas? Simple, crea un conjunto de acciones SOLAMENTE para esas funciones
específicas y menciónalo usando el paso de un Process (Proceso) legacy en la
secuencia del Campaign Builder.
Por ejemplo, de
vez en cuando creamos campañas para un partner y parte de ese proceso implica
enviar un correo electrónico a un cliente con la información del partner. En
este caso, la única función legacy que necesito es esa capacidad de establecer
un valor de campo. Todo lo demás puede ser manejado de forma nativa dentro del
Campaign Builder.
¿Qué
sucede si utilizo campos de auto-completado específicos para una secuencia de
seguimiento?
Una función
divertida pero a menudo subutilizada de follow-up sequences de legacy es la
capacidad de crear campos personalizados asociados a la secuencia (en lugar del
contacto) que pueden auto-completarse en comunicaciones. Esto es genial si
tienes una secuencia que desees volver a utilizarla varias veces.
¿Adivina qué? Esas
funciones residen también en el Campaign Builder:
Si estás migrando
a una secuencia que las utiliza, tendrás que configurar esos campos de auto-completado
dentro de la propia campaña y actualizar las referencias del campo de auto-completado
dentro de las comunicaciones; puedes encontrar estos campos de campaña en la
parte inferior de la lista de campos de auto-completado habituales.
¿Qué
sucede si utilizo un cronograma específico del evento en una secuencia de
seguimiento?
Una característica
a menudo ignorada de las follow-up sequences de legacy es la capacidad de fijar
una fecha y, a continuación, programar el seguimiento alrededor de esa fecha.
Esto es diferente de programar dinámicamente alrededor de un campo de fecha en
un registro de contactos. En estos casos, solo tienes que utilizar Date Timers
(Temporizadores de fecha) para modificar el código fuente cuando alguna cosa
necesita ocurrir. Es tan fácil y sencillo que ni siquiera necesito una imagen
de muestra.
¿Qué pasa
con las acciones de compra o con la automatización de la facturación?
Lo más probable es
que tengas formularios de pedido con acciones de compra. Estos deben ser
tratados de forma similar a un conjunto de acciones. Debes configurar un
objetivo de compra (o posiblemente una etiqueta) para el producto a ser
vendido. Cuando se produce la compra (o se aplica la etiqueta debido a la
compra), eso alimenta una secuencia con todo lo que tienes allí: emails de
confirmación, intercambio de etiquetas, cumplimiento, etc.
Las acciones de
facturación deben ser tratadas de manera similar. Sólo tienes que aplicar una
etiqueta a la acción de facturación y luego hacer que las secuencias determinen
lo que tiene que suceder.
¿Algo más,
Paul?
Algunas pequeñas
consideraciones. En primer lugar, si alguna vez tienes que usar legacy, trata de volver al Campaign Builder
lo antes posible. Cuanto menos componentes operen fuera de una campaña, mejor.
En segundo lugar,
utiliza esta migración como una oportunidad para mejorar. Recomendaría migrar
sobre todas las secuencias de seguimiento que están relacionadas en un único
lienzo de campaña. Esto te ayudará a visualizar cómo funciona todo en conjunto.
Probablemente también verás algunas cosas que podrías haber olvidado o cosas
que tú sabes que deseas mejorar.
Durante estas migraciones, dedica tiempo para hacer ajustes y mejoras.
En tercer lugar,
puede ser que tengas ciertas secuencias con diversos objetivos posibles y esto
está bien. Puedes arrastrar una secuencia a cuantos objetivos desees. Eso solo significa que cuando se logren
algunos de ellos, la secuencia se detendrá. Algo así como el final de
nuestra campaña Event
Register (Registro de evento) con objetivo
asistido/no asistir. Nuevamente, para estos casos, es posible que tengas que
dividir una secuencia en varias otras.
Por último, hacer
el cambio del legacy al Campaign Builder puede tomar una cantidad considerable
de tiempo, ¡pero vale mucho la pena! Una vez que tengas la mente en el Campaign
Builder, te arrepentirás no haberte cambiado más antes porque vas a ver todas
las demás cosas que podrías haber estado haciendo.
¿Cómo debo
empezar?
Recomiendo tomar
una secuencia a la vez. Lo más probable es que sea más rápido a medida que
avanzas, pero no trates de comerte un elefante entero de un mordisco. Elije una
secuencia que esté teniendo la mayor aceptación y migra esas primero. ¿Por qué?
Porque cuanto antes se estén quedando sin el Campaign Builder, más pronto
podrás hacer mejoras y ajustes basados en lo que sabes sobre el desempeño de
esa secuencia.
¡Ufff, este
artículo sí que fue largo!
Este artículo fue tomado de Infusionsoft, traducido y adaptado por Babel-Team
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