Mit-Mut #165 - Cómo migrar el Follow-Up Sequences del Legacy al Campaign Builder





Uno de los lugares más visibles para ver en acción el valor fundamental de Infusionsoft –"Innovamos y mejoramos constantemente"– es en el producto, que ha experimentado una notable transformación en los últimos años. No solo se han añadido nuevas funciones para satisfacer las necesidades cambiantes de tu pequeño negocio, sino que también se ha rediseñado la interfaz y simplificado el producto para que puedas obtener rentabilidad más rápido.

Para algunos, este cambio puede ser frustrante. Invertiste tiempo y energías aprendiendo a configurar tu proceso de ventas y marketing con las funciones legacy. Las nuevas funciones te son desconocidas y han sido creadas alrededor de un nuevo paradigma que no traduce bien la forma como siempre hiciste las cosas. El objetivo de este artículo es darte la información necesaria para migrar fácilmente al Campaign Builder y algo de motivación para que lo hagas hoy.

Este artículo en particular es bastante largo, pero es increíblemente valioso si deseas aprender a migrar de las funciones legacy al Campaign Builder visual. Esto beneficiará a los que utilizan actualmente las funciones "Legacy" (no Campaign Builder) de Infusionsoft.

¿Por qué debo migrar de las funciones legacy?

La respuesta corta es que las funciones legacy van a desaparecer con el tiempo. No tenemos un plazo exacto para el cambio, pero está próximo. Ten por seguro que te notificaremos con bastante antelación para que puedas prepararte.
La migración puede parecer desalentadora, sobre todo si tienes cientos de secuencias de seguimiento y formularios web, pero los beneficios de pasar al Campaign Builder superan con creces el tiempo gastado en hacer la transición.

1. El Campaign Builder es poderoso y flexible

El Campaign Builder incluye muchas funciones nuevas e innovadoras que no están disponibles en las secuencias legacy, incluyendo páginas de aterrizaje, temporizadores flexibles, informes visuales y una integración con la plataforma GroSocial. Estos beneficios simplemente no son accesibles desde las secuencias legacy.

2. El Campaign Builder es más fácil de usar

El Campaign Builder es fácil de arrastrar y soltar, lo que te permite acceder a funciones de automatización poderosas de una forma mucho más sencilla. Existen muchos nuevos usuarios que están haciendo cosas increíbles con el Campaign Builder. Imagina lo que un especialista en marketing experimentado como tú podría hacer después de realizar el cambio.

3. Migrar al Campaign Builder es más fácil de lo que piensas

El proceso de migrar tus formularios, emails y secuencias al Campaign Builder es mucho más fácil de lo que solía ser. Entonces, ¿por qué esperar para hacer el cambio? ¡Vamos a empezar ahora!

Cómo migrar una secuencia legacy al Campaign Builder

Es un proceso de cinco pasos:

1.    Crea una nueva campaña en el Campaign Builder.
2.    Reproduce tus secuencias en el Campaign Builder.
3.    Configura los objetivos en tu campaña.
4.    Configura los puntos de partida en tu campaña.
5.    Configura las acciones de conclusión.

Ahora, ya te puedo escuchar decir: "Pero Paul, ¡todas mis secuencias de seguimiento hablan entre sí y están íntimamente relacionadas!".
Correcto. Lo deben ser. No importa porque una secuencia legacy es solo una secuencia dentro de toda una campaña. Si las secuencias necesitan fluir unas con las otras, puedes construirlas todas en un ‘lienzo’ de campaña.
Para fines de este artículo, voy a migrar unas secuencias que deben liquidar la mayoría de "problemas" que descubrí.

Paso 1: Crea una nueva campaña en el Campaign Builder
Dentro de tu aplicación de Infusionsoft, va a Marketing, Campaign Builder, luego a Add a Campaign (Agregar una campaña). Hasta aquí muy fácil ¿verdad?
Paso 2: Reproduce tus secuencias en el Campaign Builder
En el lado derecho del Campaign Builder hay un menú de elementos de campaña, que incluye Traffic Sources (Fuentes de tráfico), Goals (Objetivos), Sequences (Secuencias) y Notes (Notas).
Una secuencia en el Campaign Builder es muy parecida a las secuencias legacy, por lo que la migración es sencilla. Simplemente duplicaremos cada paso legacy dentro del Campaign Builder.

Para empezar, arrastra el icono de secuencia del menú sobre el lienzo de campaña. Para cambiar el nombre, simplemente haz doble clic en el texto bajo el icono. Ahora, haz doble clic en el icono de secuencia para configurar los pasos.
El menú a la derecha incluye todos los elementos que puedes incluir en una secuencia, tales como Timers [Temporizadores] (aquí hay muchas cosas nuevas y sensacionales), Communications [Comunicaciones] (email, voz, fax y carta), Processes [Procesos] (etiquetas, notas, tareas, asignación de leads, oportunidades, listas de cumplimientos, conjuntos de acciones e integraciones con otras aplicaciones).
El primer paso en mi secuencia legacy es enviar un email un día después de empezar la secuencia. Para mi nueva secuencia, arrastraré el Delay Timer (Temporizador de retraso) y el Email Communication (Comunicación por email). Para conectar los elementos, paso el cursor sobre un icono para mostrar una flecha verde, luego hago clic y arrastro la flecha hasta el icono siguiente. Para configurar el temporizador, hago doble clic en el icono e ingreso la información adecuada. Hasta aquí, mi secuencia se ve así:

Los mensajes de email son más fáciles de migrar. Simplemente hago doble clic en el icono de email para abrir la ventana de edición. Luego voy a la lista desplegable de Email en la parte superior izquierda y selecciono “Use Template” (Usar plantilla). Esto abrirá un menú donde puedes acceder a tu biblioteca de emails existentes. Simplemente busca el email que estabas utilizando en tu secuencia legacy y guárdalo.

Una cosa que debes prestar atención es que todas las acciones conectadas a los enlaces en tu email serán retiradas completamente. Literalmente, estás solo incorporando la plantilla de email y nada más. ¿Qué pasó con esas acciones? Puesto que en el Campaign Builder se hace todo de arriba abajo, esas "acciones" se configurarán en el siguiente paso.
Esta función ‘Use Template’ (Usar plantilla) existe para la mayoría de las otras plantillas legacy (transmisiones de voz, facsímiles y listas de cumplimiento). Por ahora, no puedes traer plantillas de Task (Tareas). En su lugar, solo puedes recrear manualmente toda la información de la tarea a menos que necesites escenarios de conclusión (que trataré más adelante cuando llegue a los conjuntos de acción). Lo mismo se aplica a las plantillas de Note (Nota) y Letter (Carta), simplemente copia/pega en el contenido.
A medida que construyas el resto de la secuencia, verifica tus temporizadores. Los pasos legacy son programados cuando alguien ha iniciado la secuencia. En el Campaign Builder, todo cronograma se activa con respecto a la comunicación anterior.
El siguiente paso en mi secuencia legacy está programado para salir dos días después de que un contacto entra en la secuencia, que es un día después de haber sido enviado el email anterior. Ten muy presente este hecho al migrar porque es fácil configurar los retrasos equivocados si no estás prestando atención.
Después de pasar por todos mis pasos, es así cómo se verá la secuencia:

Puedes notar algunas diferencias entre esta secuencia y mi secuencia legacy. Primero, no hay ningún email en el día 3, aunque está en el Follow-up Sequence original. Si te fijas bien, verás que el estatus de ese paso es Inactive (Inactivo). Puesto que no lo estaba usando, no tiene sentido migrar este paso.
A continuación verás que el último email reside en su propia línea de flujo por debajo de la principal. Esto es así porque el paso estaba siendo programado alrededor de un campo de fecha personalizado. En el Campaign Builder, no puedes mezclar tipos de temporizador en una única línea, razón por la cual introduje un nuevo temporizador de Start (Iniciar) y de Field (Campo) en sus propias líneas.
Paso 3: Configura los objetivos en tu campaña
Lo más probable es que tus secuencias tengan un objetivo o acción explícita que quieres que tus contactos tomen. Necesitamos construir eso. Haz clic en “Back to Campaign” (Volver a la campaña) para regresar al lienzo principal. A seguir, arrastra hacia fuera un nuevo icono de objetivo relacionado con lo que quieres que las personas hagan. Para configurar el objetivo, haz clic en la casilla de colores en la esquina inferior izquierda del icono para seleccionar el mecanismo de cómo se hace el seguimiento de un objetivo, tal como una presentación de página de aterrizaje, clics en el enlace, compra de producto, etc.
El nuevo Campaign Builder estará atento a la acción que se produzca, luego, moverá automáticamente tu contacto al siguiente paso de la campaña. Supongamos que el objetivo de mi secuencia fue hacer que los contactos envíen un formulario de evaluación de encuesta post-entrenamiento. En ese caso, se vería así:

Si ya hubiese creado ese formulario para mi campaña legacy, lo podría incorporar fácilmente al objetivo así como lo hicimos con las plantillas de email.
¿Qué acciones se activaron a partir de los clics en el enlace?
Lo más probable es que tengas algunas acciones vinculadas a los clics en el enlace dentro de tus campañas legacy, tales como aplicar una etiqueta o hacer la transición de un contacto a una nueva secuencia.
Ten en cuenta que el Campaign Builder se basa en objetivos y un clic en el enlace dentro de una campaña es un objetivo. Para migrar estos tipos de comportamiento, configura un objetivo de Link Click (Clic en el enlace)  y conéctalo a la secuencia. Pon cualquiera de esas "acciones" en una secuencia resultante.

Problemas de enlace en el objetivo de clics: Asegúrate de hacer doble clic en el propio objetivo de Link Click (Clic en el enlace) y dile al sistema cuáles enlaces satisfacen específicamente ese objetivo.

Así es como se ve cuando haces doble clic en un objetivo de Link Click (Clic en el enlace)
En mi ejemplo, este clic en el enlace es aplicable a una etiqueta:

En este sentido, en vez de crear un auténtico objetivo/secuencia para clics en el enlace, puedo configurar fácilmente el enlace en el propio email para aplicar la etiqueta usando ese pequeño botón de Tag (Etiqueta) a la derecha de la lista desplegable:

Los objetivos de clics en el enlace pueden detener las secuencias
En esencia, el Campaign Builder es un gestor de evento en evento (un objetivo logrado es un evento). Si alguien logra un objetivo, el Campaign Builder detendrá las secuencias anteriores e iniciará las secuencias posteriores.
Si no deseas que los objetivos de clics en el enlace detengan las secuencias, recomendaría separar aquellas comunicaciones críticas en una secuencia propia que esté programada para ejecutar en paralelo a la principal. Así, si el objetivo del clic ocurriese, este no detendría la secuencia principal.

Es así cómo lo separaría si no quisiese que el clic en el enlace de prueba dividida detuviese la secuencia principal.  Observa que he conectado también esa secuencia extra en el Post-Coaching Web Form (Formulario Web del Post-Entrenamiento) ya que quiero que el email de prueba dividida sea cancelado si lo aceptan.
Para el resto de este artículo, puedes asumir que aplico la etiqueta a partir del clic en el enlace directamente en el email, razón por la cual no verás la estructura de Link Click (Clic en el enlace) arriba, en el texto anterior de esta publicación.
Paso 4: Configura los puntos de partida en tu campaña
¿Cómo un contacto entró en esta secuencia legacy? Sucedió cuando pasé una oportunidad en la etapa de SC-Graduate; una acción de avanzar de etapa legacy. Tu secuencia podría haber empezado a partir de un envío de formulario web o algo similar. Realmente no importa porque sólo tienes que definir lo que inicia la secuencia.
Si voy a CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente), Settings (Configuración) y después a Pipeline Automation (Automatización de etapas), puedo ver todos los gatillos de avanzar etapa de mi legacy y puedo abrir una para cuando avancen a esta etapa particular. Es posible que no tengas esas configuraciones en tu versión. No te preocupes, los conceptos siguen siendo los mismos.
Aquí está lo que había configurado para mi etapa de avanzar a SC-Graduate:

Aquí es donde realmente empiezas a divertirte. Puedes ver que hay realmente más de esta secuencia legacy de las que pensábamos. Resulta que hay algunos etiquetados, algunas tareas e incluso una decisión que necesita ocurrir, entonces, ¿qué hacemos?
Primero, vamos a hacer lo que es sencillo. Este paso de migración es simplemente para establecer el objetivo que desencadena el inicio de esta secuencia. En este caso, es un objetivo de avanzar de etapa. Para ti, probablemente es un formulario web, un clic en la compra o en el enlace de otro follow-up sequence de legacy.

En la mayoría de los casos, esto es todo lo que necesitas hacer: poner el objetivo inicial al frente de la secuencia que acaba de crear.
Ahora, vamos a hablar sobre estas acciones legacy y ver si puedo ayudarte a formar algunos nuevos procesos de pensamiento. Esta regla está verificando si un contacto es un nuevo cliente de Infusionsoft; como a veces entrenaba a usuarios existentes, esa secuencia puede que no sea relevante para ellos. Sin embargo, todo lo demás tiene que realizarse.

¿Debemos meter esas etiquetas y tareas en la misma secuencia? No. De lo contrario, ¿cómo podríamos ejecutar esa regla condicional?
En general, cuanto se trata de las reglas legacy, probablemente harás cualquier cosa asociada con una regla en una secuencia separada, así que vamos a crear otra secuencia que contenga estas otras tareas/etiquetas.

Cuando conecto esta segunda secuencia desde el objetivo de avanzar de etapa, tenemos un diamante de decisión, que es adonde las reglas legacy "se mudaron". Lo puse entre comillas porque las reglas, realmente, no se mudaron (ellas todavía existen en el legacy), pero podrían ayudarte a comprender el concepto.

Ahora, puedo hacer doble clic en ese diamante y configurar mis reglas. Bien, sé que quiero que la secuencia Always Run (Ejecutar siempre) se ejecute siempre y solo tener el iniciar seguimiento post-entrenamiento en algunos casos. Aquí se muestra cómo se ven las reglas:

Paso 5: Configura las acciones de conclusión
Esto es realmente muy sencillo. Con las campañas legacy, si querías que algo sucediera después de una secuencia completa, tenías que indicarlo explícitamente. En el Campaign Builder, solo tienes que arrastrar una línea hacia fuera de la secuencia y conectarla a la siguiente secuencia en el flujo.
"Pero Paul, no tenía ninguna otra secuencia después de esta. Solo algunas etiquetas básicas".
Entiendo. Pero date cuenta que las "acciones" son, en realidad, solo pasos dentro de una secuencia. Así que puedes tomar esas Completion Actions (Acciones de conclusión) y meterlas en una nueva secuencia. Por ejemplo, aquí tenemos una acción de conclusión de esta secuencia legacy:

Ya que se trata solo de un paso simple, podría añadir fácilmente esta etiqueta al final de mi secuencia. Sin embargo, con el fin de enseñarte correctamente este último paso (porque tus acciones de conclusión tal vez estén más involucradas) este paso sería algo así:

Ya puedo oírlo: "Pero Paul, si ellos responden a la encuesta de Post-Entrenamiento, ¡ellos no van a conseguir ser etiquetados como completados!"
Correcto. Recuerda que la acción de conclusión fue etiquetarlos. Eso significa que una vez que ellos terminaban con esta secuencia entonces esas cosas ocurrían. Dicho de otro modo, si la secuencia no alcanzó su objetivo, entonces estas cosas ocurrían. Si ellos hicieron lo que la secuencia quería hacer (encuesta), entonces no tiene sentido ejecutar las acciones de conclusión.
Aunque, para ser sincero, si estuviese todavía entrenando, yo conectaría también ese objetivo de la encuesta a la secuencia de Complete Tag (Completar la etiqueta) ya que quiero que ellos tengan siempre esa etiqueta, no importa qué camino escojan.
¿Qué pasa con los conjuntos de acciones?
Aquí es donde necesitamos hacer algunos cambios en nuestro pensamiento. Recuerda, cualquier "acción" es solo un paso dentro de una secuencia por lo que cualquier conjunto de acciones es realmente solo una secuencia. Puedes llevarlas en la secuencia a la que estás migrando, o dividirlas en diversas secuencias; especialmente si hay reglas como en el ejemplo anterior.
Hay algunas cosas que no se pueden hacer en el Campaign Builder... todavía. Esto incluye:
  • Establecer un valor de campo
  • Crear tareas con escenarios de conclusión
  • Crear un pedido
  • Cancelar una suscripción
  • Usar una plantilla de Appointment (Cita)
  • Compartir registros con otros usuarios/grupos
Estoy seguro de que me estoy olvidando de una o dos funciones esotéricas, pero estas son las principales con las que me topo.
¿Cómo trabajar con estas? Simple, crea un conjunto de acciones SOLAMENTE para esas funciones específicas y menciónalo usando el paso de un Process (Proceso) legacy en la secuencia del Campaign Builder.
Por ejemplo, de vez en cuando creamos campañas para un partner y parte de ese proceso implica enviar un correo electrónico a un cliente con la información del partner. En este caso, la única función legacy que necesito es esa capacidad de establecer un valor de campo. Todo lo demás puede ser manejado de forma nativa dentro del Campaign Builder.

¿Qué sucede si utilizo campos de auto-completado específicos para una secuencia de seguimiento?
Una función divertida pero a menudo subutilizada de follow-up sequences de legacy es la capacidad de crear campos personalizados asociados a la secuencia (en lugar del contacto) que pueden auto-completarse en comunicaciones. Esto es genial si tienes una secuencia que desees volver a utilizarla varias veces.
¿Adivina qué? Esas funciones residen también en el Campaign Builder:

Si estás migrando a una secuencia que las utiliza, tendrás que configurar esos campos de auto-completado dentro de la propia campaña y actualizar las referencias del campo de auto-completado dentro de las comunicaciones; puedes encontrar estos campos de campaña en la parte inferior de la lista de campos de auto-completado habituales.
¿Qué sucede si utilizo un cronograma específico del evento en una secuencia de seguimiento?
Una característica a menudo ignorada de las follow-up sequences de legacy es la capacidad de fijar una fecha y, a continuación, programar el seguimiento alrededor de esa fecha. Esto es diferente de programar dinámicamente alrededor de un campo de fecha en un registro de contactos. En estos casos, solo tienes que utilizar Date Timers (Temporizadores de fecha) para modificar el código fuente cuando alguna cosa necesita ocurrir. Es tan fácil y sencillo que ni siquiera necesito una imagen de muestra.
¿Qué pasa con las acciones de compra o con la automatización de la facturación?
Lo más probable es que tengas formularios de pedido con acciones de compra. Estos deben ser tratados de forma similar a un conjunto de acciones. Debes configurar un objetivo de compra (o posiblemente una etiqueta) para el producto a ser vendido. Cuando se produce la compra (o se aplica la etiqueta debido a la compra), eso alimenta una secuencia con todo lo que tienes allí: emails de confirmación, intercambio de etiquetas, cumplimiento, etc.
Las acciones de facturación deben ser tratadas de manera similar. Sólo tienes que aplicar una etiqueta a la acción de facturación y luego hacer que las secuencias determinen lo que tiene que suceder.
¿Algo más, Paul?
Algunas pequeñas consideraciones. En primer lugar, si alguna vez tienes que usar  legacy, trata de volver al Campaign Builder lo antes posible. Cuanto menos componentes operen fuera de una campaña, mejor.
En segundo lugar, utiliza esta migración como una oportunidad para mejorar. Recomendaría migrar sobre todas las secuencias de seguimiento que están relacionadas en un único lienzo de campaña. Esto te ayudará a visualizar cómo funciona todo en conjunto. Probablemente también verás algunas cosas que podrías haber olvidado o cosas que tú sabes que deseas mejorar. Durante estas migraciones, dedica tiempo para hacer ajustes y mejoras.
En tercer lugar, puede ser que tengas ciertas secuencias con diversos objetivos posibles y esto está bien. Puedes arrastrar una secuencia a cuantos objetivos desees.  Eso solo significa que cuando se logren algunos de ellos, la secuencia se detendrá. Algo así como el final de nuestra campaña Event Register (Registro de evento) con objetivo asistido/no asistir. Nuevamente, para estos casos, es posible que tengas que dividir una secuencia en varias otras.
Por último, hacer el cambio del legacy al Campaign Builder puede tomar una cantidad considerable de tiempo, ¡pero vale mucho la pena! Una vez que tengas la mente en el Campaign Builder, te arrepentirás no haberte cambiado más antes porque vas a ver todas las demás cosas que podrías haber estado haciendo.
¿Cómo debo empezar?
Recomiendo tomar una secuencia a la vez. Lo más probable es que sea más rápido a medida que avanzas, pero no trates de comerte un elefante entero de un mordisco. Elije una secuencia que esté teniendo la mayor aceptación y migra esas primero. ¿Por qué? Porque cuanto antes se estén quedando sin el Campaign Builder, más pronto podrás hacer mejoras y ajustes basados en lo que sabes sobre el desempeño de esa secuencia.
¡Ufff, este artículo sí que fue largo!


Este artículo fue tomado de Infusionsoft, traducido y adaptado por Babel-Team

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