Infopyme #105 Un vistazo a nuestros inventarios

INVENTARIOS; Lobos con piel de ovejas

Autor: Mauricio Rodriguez

El villano del cuento en las empresas comerciales y de manufactura es con frecuencia el inventario y muchas veces ni siquiera nos damos cuenta.

Si no aprendemos a controlar y administrar nuestros inventarios, ellos nos controlaran a nosotros y nos harán miserables y nuestros resultados serán mediocres.

Considerando la importancia del tema, me gustaría compartir algunas reflexiones que buscan sensibilizarnos acerca de los impactos negativos de un inventario mal administrado.

Primero quiero dejar claro que en los modelos de negocio tradicionales de las empresas comerciales y de manufactura, no es posible vivir sin inventario.

Las manufacturas se dedican a transformar materias primas en productos terminados, y las empresas comerciales a comprar y revender, por lo que en su esencia, su proceso de generación de valor, implica la existencia de ciertos niveles de inventarios.

Una forma de entender lo que el inventario hace en nuestros procesos es pensar en la grasa que uno tiene en el cuerpo.

Aún el ser humano más esbelto tiene un % de grasa de 5 a 10%, ya que sin ella no podemos vivir, pero desgraciadamente la mayoría rebasamos los limites adecuados de 20 a 25% y nos vamos a extremos lamentables. Cada vez más personas, al menos en nuestro país llega a niveles de obesidad que no le permiten tener una vida sana, desarrollar actividades tan básicas como subir escaleras y ya no digamos realizar esfuerzos físicos mas demandantes. Esta grasa es una reserva exagerada, como nuestros inventarios, que hace ineficiente toda nuestra vida.

En las empresas un elevado inventario, es un desperdicio. Los japoneses le llaman MUDA y lo consideran un cáncer dentro de la empresa.

Por que es dañino el inventario:

Hace compleja la operación:

Tener excesos de inventario hace complicada la operación por la dificultad que representa su organización y el exceso de movimientos y transportes que origina. Los espacios en las empresas normalmente son limitados y su aprovechamiento se entorpece por tener materiales que no requiero en el momento y por la acumulación de los productos de lento movimiento y obsoletos

Hace caro el producto:

Mientras el producto no se vende corre grandes riesgos dentro de los que podemos destacar:

Que se deteriore por malos manejos

Que pierda cualidades por envejecimiento

Que pase de moda o se descontinúe por cambios de diseño o cambios tecnológicos

Que se lo roben

Que se pierda

Además el inventario encarece la fabricación o el proceso de comercialización ya que requiere bodegas para almacenaje, gente que lo cuida, que lo mueva, que lo cuente, además de los seguros que implica.

Disminuye la rentabilidad

Por si fuera poco la perdida de rentabilidad por la disminución del margen que se contempla en el punto anterior, hay otro impacto negativo que pocos contemplan y es la disminución de la rentabilidad por el incremento de la inversión.

Una medición de la rentabilidad es la utilidad entre el capital invertido. Si tenemos un exceso de inventario el capital invertido crece lo que reduce la rentabilidad.

Esto lo podemos valorar fácilmente si le damos un valor al dinero. Un 10% es una medida aceptada del valor del capital en el tiempo, es decir que un peso hoy vale 10% más que el mismo peso dentro de un año. Si tenemos 10 millones de pesos en inventario, podemos estimar que estamos perdiendo un millón de pesos al año por tener ese inventario.

La dificultad para reducir el inventario es que prevalece una idea positiva acerca del mismo. Aparentemente nos ayuda a salir de problemas por lo que el personal de ventas hace lo posible por tener mucho para “cumplir con los pedidos de los clientes” y la gente de producción provoca grandes inventarios para “elevar la eficiencia de la planta o para aprovechar a la gente o simplemente por si salen los de ventas que les urge”.

Lo invitamos a profundizar en este tema y tomar acciones.

 Que puedo hacer para reducir los inventarios:

1.     Disminuya la gama de productos: Mantenga solo productos que sean rentables, ya sea por que tienen un excelente margen, por que tienen un elevado volumen o por que tienen una combinación de margen y volumen que los convierte en sus estrellas.

2.     Incremente la frecuencia de abastecimiento: Reduzca el volumen de compra a la mitad e incremente la frecuencia de abastecimiento al doble.

3.     Optimice y sistematice sus procesos de abastecimiento para que siempre tenga disponible lo que requiere sin caer en excesos.