infopyme # 29 Lajapyme - SIRC...La importancia de la correcta Administración de la Infraestructura


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La importancia de la correcta
Administración de la Infraestructura. 


Registro de activos y Auditoría de infraestructura
 

La infraestructura de un negocio está conformada por todos sus activos fijos, es decir, su maquinaria y equipo, edificios, vehículos y equipo de cómputo.

En un artículo previo analizamos la importancia de realizar un mantenimiento correctivo inmediato como primer paso para evitar el deterioro acelerado de la infraestructura, ahora antes de entrar a las etapas de mantenimiento más avanzadas, veremos dos aspectos clave para sensibilizarnos de la importancia de administrar correctamente la infraestructura.

Estos aspectos son la Auditoría de la Infraestructura y el Registro de los Activos.


Acompañeme a leer este artículo...


Cuando adquirimos un activo, una máquina o un vehículo, es muy común sobre todo en las pequeñas empresas, que de inmediato se ponga a producir y no se tenga el menor cuidado para hacer un registro adecuado del bien que de ahora en adelante tenemos que administrar. 

Al hablar de administrar un activo nos referimos principalmente a la tarea de mantenimiento, el cual debe programarse de acuerdo a las indicaciones del fabricante o de los especialistas.

El mantenimiento normalmente consiste en tareas cíclicas y repetitivas como lubricación, inspecciones, aprietes, cambios de filtros, pintura etc. Si nosotros le damos un adecuado mantenimiento al activo, aseguraremos que dicho bien “desquite” lo que nos costo. En cambio si hacemos caso omiso de sus necesidades de mantenimiento, acortaremos la vida y disminuiremos la eficiencia significativamente.

La importancia del mantenimiento para la infraestructura, la podemos dimensionar claramente si la comparamos con lo que sucede con nuestro vehículo. A la larga el mantenimiento más caro es el correctivo y siempre la falla se producirá en el peor momento.

En artículos posteriores hablaremos del mantenimiento preventivo, ahora iniciemos por registrar correctamente el activo con sus requerimientos de mantenimiento y sus datos generales.

La información mínima puede ser:

  • Fecha de adquisición
  • Monto de la inversión
  • Periodo de depreciación
  • Proveedor con todos sus datos de contacto
  • Requerimientos de mantenimiento
  • Ubicación dentro de la empresa
  • Responsable del activo

Auditoría de infraestructura

La auditoría de infraestructura es una práctica muy sana que nos ayuda a sensibilizar a todo el equipo de trabajo de la importancia de cuidar y mantener en buen estado todo lo que pertenece al negocio.

Nuestra experiencia con hoteles nos dio la pauta para ver lo importante que es esta tarea y la hemos venido aplicando a otros giros de negocios con excelentes resultados. Resulta que en muchas cadenas hoteleras, los corporativos envían inspectores que revisan periódicamente que todas las instalaciones del hotel estén en perfecto estado. Cada determinado número de meses llega un inspector y verifica las áreas comunes, algunos cuartos, las bodegas y almacenes etc. Checa hasta el más mínimo detalle, como que todos los focos funcionen, que los  cajones abran libremente, que funcione el aire acondicionado correctamente, que no este goteando la regadera, que las amenidades estén correctamente colocadas, la pintura en buen estado etc. Etc.

El inspector levanta a través de un check list sus observaciones y da una calificación al establecimiento, que es de la mayor importancia para la calificación del correcto funcionamiento

Esto tiene semejanza con los esfuerzos de 5’S en los que a través de un check list se verifica que una UGB o área de la empresa, se mantenga en buen orden y limpieza.

La diferencia son las dimensiones de la auditoría y la frecuencia. Con la auditoría de la infraestructura se evalúa a toda la empresa con mayor profundidad y se levanta un reporte detallado de todo lo que se encontró en mal estado, se realiza cada 6 meses o un año y con ella se esta evaluando a todo el equipo de trabajo, iniciando por la dirección. Si recordamos la verificación de 5’S se aplica por áreas y su frecuencia es mensual.

Hay pocas cosas que impactan tanto el comportamiento de la gente, como una auditoría. Si queremos lograr un equipo más sensible realmente le recomendamos que las establezca.


Ing. Mauricio Rodríguez M.
Director de Lajapyme
 

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