El Método MR: Establecer las reglas del juego (Continuación...)

El Método MR: Técnica 1. Establecer las reglas del juego

(Continuación...)

b) Estructura Organizacional
Conforme las empresas crecen y el número de colaboradores aumenta, es necesario establecer un diseño de organización que defina las responsabilidades, los canales de comunicación, las jerarquías y las funciones de cada área o departamento.

Lo que se toma en cuenta para definir la estructura organizacional es la función operativa que cada área deberá cumplir, lo cual depende del tipo y tamaño de cada negocio. Así, gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la empresa, se crean las áreas de ventas, servicio, recursos humanos, atención a clientes, contabilidad, etcétera. Definiendo las áreas de la empresa y los niveles jerárquicos, se puede generar un organigrama, de gran utilidad, que representa una primera herramienta para la organización interna.

Existen muy diversas formas para diseñar una estructura organizacional; algunas presentarán ciertas ventajas en relación con otras. Peter Drucker, padre de la Administración, señala que algunos principios deben ser considerados a la hora de diseñar la estructura organizacional; entre estos principios, destaca los siguientes:

• La misión o razón de ser del negocio, es el punto de partida para establecer las estrategias, que a su vez definirán la estructura.

• Tiene que existir la máxima autoridad: una persona que tome las decisiones importantes y que sea obedecida por los demás.

• La estructura, responsabilidades, autoridad, relaciones y jerarquías tienen que ser entendidas y transparentes.

• La responsabilidad y la autonomía deben estar equilibradas. Por lo tanto, no es conveniente asignar grandes puestos con beneficios desmedidos a los miembros de la familia, sino que cada quien ocupe el puesto para el cual está capacitado, y por el cual debe recibir una compensación proporcional a su contribución.

• Cada persona debe tener un sólo jefe. Existe un viejo proverbio romano que dice que "un esclavo que tiene tres amos es un hombre libre", lo cual se aplica de manera sorprendente en las pequeñas empresas donde el propietario llega y da órdenes a las personas que supuestamente tienen un jefe; luego llega el hijo, y también da órdenes, y todos los miembros de la familia se sienten con el derecho de decidir acerca de lo que alguien debe realizar. En medio de la confusión, las personas pueden actuar como mejor les plazca.

• La estructura debe tener el mínimo número de niveles. Muchas veces, en las micro empresas únicamente se requiere un jefe, y el resto trabaja como personal operativo. En cuanto la empresa comience a crecer, se requerirán responsables por área que coordinen los esfuerzos del grupo de personas que la forman; sin embargo, esta evolución debe ser prudente, ya que con frecuencia se ha visto que una pesada estructura termina por comerse al negocio.

¿Qué no nos dice un organigrama?

Normalmente se dejan de lado las actividades que son necesarias para la implementación de un proceso de constante innovación, que podríamos agrupar en dos tipos:

1. Actividades para la implementación de un sistema de gestión.

2. Actividades para realizar las mejoras que la organización requiere.

Estructura para implementar el sistema

Las 12 técnicas contempladas en el sistema que aquí se presentan, deben ser implementadas en la empresa; para ello es conveniente asignar responsabilidades a las personas que se harán cargo: estas personas cuidarán la implementación de la técnica en toda la empresa.

Para ello podemos realizar una matriz como la que a continuación se muestra en la tabla 2.2

La matriz será útil para determinar un responsable de la implementación del sistema en cada uno de sus elementos, lo que ayudará a establecer -desde la primera técnica- un esquema más participativo de trabajo.

Estructura para realizar proyectos de mejora

Además de la implementación del sistema, se requieren esfuerzos constantes para mejorar los aspectos prioritarios del negocio. Sin embargo, es posible afirmar -de antemano- que todas las empresas están en constante lucha por mejorar los siguientes elementos:

Calidad, costo, tiempo (servicio)

Éstas son variables de las que depende la supervivencia del negocio, ya que guardan estrecha relación con la satisfacción de los clientes y la rentabilidad del negocio.

Casi siempre estas tres variables -calidad, costo, tiempo (servicio)- dependen de lo que hagan varias áreas de la empresa, por lo que se requiere el esfuerzo de varias personas; más aún, de todas las que tengan que ver con el logro de un objetivo relacionado con la variable a mejorar. Por ello es necesaria la constante creación de equipos de trabajo que -mediante proyectos de mejora- empujen a la empresa a nuevos niveles de desempeño.

Los equipos que se forman pueden ser llamados Equipos de mejora o Equipos interfuncionales, pues los conforman personas de diferentes áreas; estos equipos seguirán las directrices establecidas por la Dirección de la empresa y aplicarán las técnicas de mejora.(Las cuales verémos más adelante)

En el próximo infoPyME no te pierdas del último elemento de ésta técnica Reglamento Interno...