infopyme # 28 Lajapyme - SIRC... 5 Claves para reducir los Costos de Operación.

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5 Claves para reducir los Costos de Operación.
¿Qué tan importante es trabajar en reducir costos?

El objetivo financiero de las empresas es incrementar utilidades no reducir costos, por lo que muchas personas se concentran en vender y vender. ¿Ese es el camino correcto?...Casi nunca.

Muchas empresas quedan exhaustas después de vender y vender, hacen demasiadas concesiones y descuentos a los clientes y producen con grandes desperdicios. Al final del día se dan cuenta que no les quedo nada, y en ocasiones hasta perdieron.

El trabajo de controlar y reducir costos es de todos los días no podemos bajar la guardia. Acompañenme a leer este artículo que le sorprenderá abriéndole nuevos caminos para cumplir con esta importante tarea.

Hemos encontrado 5 claves para reducir los costos de operación. 

Cada empresa, dependiendo su situación actual, puede seguir uno o varios de los caminos que se abren con cada uno de estos puntos.

1. Rediseñe el producto o servicio
 
Este es el camino más ambicioso e importante que el empresario puede seguir. Hay múltiples oportunidades no solo de reducir costos sino de mejorar el producto o servicio de cara al cliente. Para identificar las oportunidades es necesario el conocimiento profundo del cliente y un espíritu innovador.  

Es conveniente que el Director o Gerente del negocio tenga claro que tiene que satisfacer a dos grandes clientes. El cliente o consumidor de la empresa que quiere calidad, servicio y precios bajos y al accionista que quiere un adecuado retorno o rendimiento de su inversión.
 
Considerando lo anterior será fácil identificar aspectos del producto o servicio que cuestan mucho, pero que no sirven tanto al cliente por lo que se pueden eliminar o reducir y por el contrario hay otros que son muy importantes para el cliente por lo que hay que incrementarlos o crearlos, los primeros servirán para reducir costos y los segundos para incrementar la satisfacción.

2. Identifique sus costos. Clasifíquelos por tamaño y oportunidad de mejora

Tenemos que aplicar el principio de Pareto a todo lo que hagamos. Hay muchos cosas por hacer todos los días y en la tarea de reducir costos también hay tantas cosas que hacer que podemos ser poco productivos sino atacamos las áreas que se presentan más atractivas. Para ello sugiero que se clasifiquen los costos por su tamaño y luego les apliquemos un factor de potencial porcentaje de mejora. Con los resultados procedemos a reordenar los costos por las reducciones potenciales y seleccionamos prioridades para trabajar.
Supongamos que una agencia de viajes tiene dos costos nomina y teléfono con las siguientes cantidades:

Nomina 100
Teléfono 20

El potencial de mejora que identifica el director es en nómina 3% pensando que puede prescindir de un mensajero y en teléfono 20% ya que hay muchas llamadas innecesarias y personales.

El resultado será:

Nomina 100 * .03 = 3
Teléfono 20 * .20 = 4

Así vemos que es más atractivo en el esfuerzo de reducir costos trabajar con el concepto de teléfono.

3. Aprenda a mirar el desperdicio con los 7 Mudas

Los japoneses son los lideres de la manufactura en serie. Lo que hemos aprendido de ellos lo hemos aplicado en todo tipo de negocios de servicio y comerciales. Para ellos el enemigo número 1 es el MUDA o desperdicio y lo combaten a muerte ya que saben que el desperdicio no beneficia a nadie.


Los 7 desperdicios de los japoneses son:


Sobreproducción. Producir de más es un gran desperdicio. Este muda no se presenta en empresas de servicio o en empresas que trabajan por pedidos, pero en las que trabajan para llenar su almacen de producto terminado, puede ser su principal desperdicio.
Inventario. Ligado en algunos casos al anterior, el inventario es el segundo desperdicio. Aquí podemos hablar de inventarios de materia prima, en proceso y producto terminado.
Del proceso. Todo el desperdicio de recursos que se da en el proceso en la tarea de producir es muda de proceso. Piensen en lo costoso que puede ser matar moscas con un cañón.
Defectuosos o retrabajos. El cual se explica por sí mismo.
Espera. ¡Que horror! Muchas personas pasan más de la mitad de su tiempo esperando que algo suceda para trabajar.
Movimiento. El traslado de una oficina a la otra o de un lugar al otro o ir y venir. Los meseros a veces “mueren” por exceso de muda de movimiento.
Transporte. Es un movimiento pero que implica un medio de transporte como un carro o un montacargas. Los consultores o los vendedores pierden la mitad de su tiempo yendo de un lado a otro, muchas veces sin encontrar a su cliente.

Cuando aprendemos acerca de estos 7 MUDAS es como si utilizáramos unos lentes especiales para ver el desperdicio. Esto abre avenidas para la tarea de reducción de costos.

4. Simplifique la forma de hacer las cosas

 
Todo lo que hacemos cuesta, sin embargo muchas cosas no agregan valor.  Dejar de hacer cosas que no sirven para nada, que equivale a un desperdicio del proceso, es una forma de reducir costos y elevar la productividad. Muchas veces una solución más compleja puede parecer muy atractiva por su grado de sofisticación, sin embargo no se deje engañar, no trate de impresionar a nadie por lo complejo de sus soluciones. Lo mejor es lo mas sencillo, siempre y cuando cumpla con el objetivo de la tarea.

5. Estandarice la operación

 
Finalmente la quinta clave es la estandarización. Estandarizar es establecer un acuerdo para hacer algo de la mejor forma y respaldar con un documento para que nadie se olvide y el conocimiento se proteja.



Ing. Mauricio Rodríguez M.
Director Lajapyme

Comments

  1. Todo es muy cierto!!! Se que desde el momento que empieze a aplicarlo voy a ver resultados economicos para la empresa, empleados mas contentos y al director el mas feliz al ver reducido los gastos en general.

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