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¿Tus reuniones de trabajo son largas, aburridas y no llegan a una conclusión?

En la mayoría de las pequeñas empresas se llevan a cabo reuniones demasiado largas, aburridas y poco eficientes.

Lo que debemos hacer es reunirnos para girar el PDCA. (Planear, Desarrollar, Checar y Ajustar)

¿Cómo se hace esto?

Las primeras dos etapas del ciclo PDCA, es decir Planear y Desarrollar, generalmente las hacemos en los negocios y no tenemos problema, pero las últimas dos es decir el Chequeo y Ajuste nos cuesta un poco más de trabajo.

Dicen que los mexicanos somos de mucha iniciativa, pero de poca acabativa, por que no le damos seguimiento a las cosas.

Muchas veces tomamos acuerdos con algún colaborador dentro del negocio pero no le damos seguimiento. No sabemos si cumplió o no con dicho acuerdo.

Nuestros planes o acuerdos son imperfectos y nuestra ejecución también; checar avances y tomar acciones correctivas cuando hay desviaciones es lo que precisamente hace tan poderosa ésta metodología.

Una manera práctica de utilizar el PDCA, es hacer reuniones para checar los avances y tomar acciones correctivas.

PDCA semanal

Este PDCA consisten en establecer una reunión semanal, todas las semanas el mismo día a la misma hora, en la que se reúnen la máxima autoridad de la empresa y sus colaboradores más cercanos.

En esta reunión se establecen los compromisos que asigna el Director y los que surjan entre las áreas, para el mejor funcionamiento de la empresa.

Es importante que se tome nota de los compromisos en un 3W que establec:

  • QUÉ se hará
  • QUIÉN lo realizará
  • CUÁNDO lo realizará

Cada semana se revisan los acuerdos pendientes y si surgen otros se acumulan.

Cada responsable debe informar sus avances y si hay obstáculos que le impidan cumplir con su tarea o desviaciones, se deben ver en esta reunión.

La reunión no debe llevar más de una hora. Recuerda que el tiempo es oro y no podemos desperdiciarlo…

Cuando hay asuntos que requieran más tiempo, se puede convocar a una reunión con las personas involucradas para tratar ese asunto en particular.

El PDCA Mensual

Es recomendable establecer, además del ciclo semanal, un ciclo mensual después de cerrar el mes.

Este PDCA también se coordina a través de una reunión. Dependiendo el tamaño de la empresa, pudiera tener una reunión de dos horas. Por ejemplo, podría ser el primer lunes de cada mes.

Es importante que el Director establezca junto con el responsable de cada área, el formato de reporte que debe utilizarse en las reuniones mensuales y sobre todo que indicadores se deben presentar.

Esta reunión de resultados busca ser el principio de un trabajo contra un plan o contra un presupuesto.

Si usted tiene un presupuesto establecido o indicadores, el reporte debe centrarse en informar como salió cada área contra el presupuesto y explicar las desviaciones, sin embargo si usted no los tiene, puede iniciar por solicitarle a cada área que presente lo siguiente:

  • Resultados y hechos más relevantes de lo acontecido en el mes pasado.
  • Explicación de las desviaciones.
  • Expectativas para el mes que se inicia.
  • Otros asuntos de importancia para toda la empresa.

En estas reuniones cada cabeza de área, presenta su reporte apoyado con una presentación a la máxima autoridad de la empresa.

PDCA Relampago

En este caso, se puede hacer una reunión rápida de máximo 20 minutos, en donde los colaboradores de ciertas áreas muestren los avances de manera concreta a la máxima autoridad de la empresa.

Esto se hace por alguna situación de alta prioridad para la empresa y que necesite ajuste del plan constantemente;Por ejemplo:

En una agencia de viajes, si tenemos un grupo de turistas con algún problema logístico varados en algún aeropuerto, el área de reservaciones tiene que reunirse para Girar el PDCA, checar el problema de manera rápida y encontrar las acciones correctivas.

Conclusión

Tener este tipo de reuniones utilizando el ciclo PDCA es la forma correcta de trabajar en cualquier negocio. De lo que se trata es de realizar reuniones en donde se revisen los acuerdos concretos y responsabilidades de cada persona o área y se corrija el rumbo si es necesario, solo así podrémos hacer totalmente eficientes nuestros recursos y tiempos.


Yessica Méndez Garrido
Consultor Lajapyme

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