Infopyme #107 La importancia del diagnóstico
La
importancia del diagnóstico
Autor: Mauricio Rodriguez
Ahora que
estamos por iniciar con una nueva metodología para contribuir a la
transformación de las PYMEs, deseo reflexionar en la importancia de un
diagnóstico profundo.
Todos los
negocios, pero en especial los pequeños, tienen recursos limitados y un
sinnúmero de problemas.
El tiempo
del líder de la empresa, de sus colaboradores clave y sus recursos financieros,
parecen siempre insuficientes para atender todos los retos y tareas que se tienen
que enfrentar.
Hay quien
logra generar mayores resultados que los recursos invertidos, alcanzando
utilidades y aportando valor a la sociedad.
También
hay muchos que a pesar de que realizan grandes esfuerzos no logran resultados
ni siquiera para cubrir sus costos y sus gastos, lo que los lleva a tener
perdidas y a empobrecer la sociedad. Cuando una empresa quiebra, no solo pierde
el emprendedor, sino toda la sociedad que es afectada por la perdida de empleos
y por la perdida de recursos económicos que fueron invertidos y no generaron
valor.
Hay
muchas cosas que tenemos que hacer para tener éxito en los negocios. En
especial yo le recomiendo a las PYMEs iniciar pequeño, probar el modelo de
negocio y solo hasta que dominemos los ciclos vitales y hagamos rentable la
empresa, pasar a una etapa de crecimiento, que inicialmente debe ser gradual,
sin comprometer todos los recursos disponibles.
Sin
embargo dentro de todo lo que tenemos que hacer para lograr el éxito, encuentro
que la realización de diagnósticos sistemáticos, que nos indiquen como va la
empresa es uno de los elementos vitales.
¿Que
debemos diagnosticar?
Hay diferentes
tipos de diagnósticos, destacando aquellos que evalúan los sistemas de calidad
y los que auditan internamente a las empresas, sin embargo en esta ocasión
veremos uno que busca diagnosticar la rentabilidad del negocio.
La
rentabilidad del capital la medimos dividiendo la utilidad entre el capital
invertido. Para incrementar la rentabilidad solo tenemos dos caminos; subir la
utilidad o disminuir el capital, o diferentes combinaciones de ambas variables.
Primero
tenemos que diagnosticar la utilidad, el numerador.
La
utilidad se construye restándole a las ventas todos los costos y los gastos.
El
denominador, es el capital que proviene de las activos menos los pasivos. En
especial el activo nos presenta grandes oportunidades de mejora, especialmente
el activo circulante, formado principalmente por los inventarios y las cuentas
por cobrar.
Así un
diagnóstico de la rentabilidad puede agrupar los siguientes componentes:
1.
Ventas; Hay que evaluar el precio que puede ser muy bajo o muy alto y
dañar el volumen. El volumen lo podemos evaluar contra la capacidad instalada.
La amplitud de la gama que si es muy grande nos puede generar costos por
inventarios elevados y por la complejidad del negocio. Si las ventas no son
suficientes podemos analizar la calidad del producto, la capacidad de nuestros
esfuerzos de marketing para generar prospectos, la efectividad de la fuerza de
ventas para convertir prospectos en clientes y la satisfacción del cliente
entre otros.
2.
Costos; en especial en empresas comerciales y de manufactura el costo
de los insumos es el componente más importante de los egresos de la empresa,
por lo que tenemos que asegurarnos que estamos adquiriendo los insumos de
manera competitiva.
3.
Gastos; que cubren conceptos como los gastos de administración,
operación y ventas. Con frecuencia encontramos PYMEs que tienen una carga muy
grande de gastos fijos considerando el tamaño de la empresa. La renta, los
salarios, especialmente el de los dueños y otros gastos importantes como los
servicios, debemos cuidarlos para darle viabilidad a nuestra empresa. Los
gastos se pueden mejorar considerablemente con el crecimiento de las
operaciones de la empresa, por lo que es importante hacer un análisis del punto
de equilibrio.
4.
Inventarios; desde materia prima, producto en proceso y producto
terminado. Tenemos que asegurarnos de trabajar con niveles de inventario
reducidos y evitar a toda costa que cualquier producto se estanque. Al ver
productos de lento movimiento u obsoletos, es un imperativo desplazarlos a
través de promociones y afinar muy bien el área de compras para evitar adquirir
productos que no podremos desplazar.
5.
Cuentas por cobrar. En algunos mercados es necesario trabajar nuestras
ventas a crédito, por las políticas de compra que tienen algunos clientes
poderosos. Sin embargo tenemos que cuidar al máximo nuestro sistema de crédito
y cobranza para evitar ofrecer plazos mayores a los indispensables y que nunca
una cuenta se nos vuelva incobrable por una inadecuada administración de la
cobranza.
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